Tax File como herramienta para comprobar la deducibilidad de un costo o gasto en procesos de litigio fiscal

Cuando se reciben los requerimientos de información realizados por el equipo de auditores designados por la Administración Tributaria, es común preguntarse qué tanta información de respaldo se debe entregar o tener disponible sobre todo cuando el fin último de estos requerimientos es comprobar que un gasto es deducible.

Lo anterior, representa un reto mayor cuando la Administración Tributaria está en presencia de realizar esta comprobación a un servicio, donde lo que se recibe no es tangible o involucran la entrega de informes o productos específicos, sino que, son servicios por ejemplo: de supervisión, control, manejo, reportería u otros, que funcionan como parte de un modelo de negocio único que busca rentabilizar economías de escala a través de la centralización de funciones; y que, cuando estos servicios son analizados por el equipo auditor, se reciben amplios cuestionarios que van desde conocer el puesto de todas las personas en la organización, detallar las funciones de cada puesto, describir la forma que se realizan las actividades diarias, describir y comprobar cuál es la comunicación que se recibe, respaldar cómo se documentan reuniones virtuales o presenciales, comprobar qué se recibe a cambio del pago del servicio, justificar cómo se diferencian las actividades de un puesto o función de un empleado local respecto del servicio recibido, identificar a cabalidad cada cuánto se recibe el servicio, entre otros aspectos. Ante estos cuestionamientos comienza una carrera contra el tiempo en determinar la respuesta a la pregunta inicial sobre qué documentos o información de soporte contendrán elementos de prueba suficiente para justificar que los mismos son deducibles.

Por tanto, la respuesta a la pregunta de qué tanta información de respaldo se debe entregar o tener disponible, probablemente sea decir: “Depende”; pues la profundidad y tipo de documentos o soportes que se necesiten dependerán del tipo de operación, transacción y partes que se involucren. Ahora bien, para tratar de aclarar esta incertidumbre, deberán tenerse presente los criterios jurisprudenciales que han venido desarrollando los requisitos a cumplir para esta valoración, los cuales son en síntesis los siguientes:

• Existencia de la operación. Es decir que pueda comprobarse la prestación real del servicio y que se haya pagado su contraprestación.
• Necesidad del gasto. Es decir que se traduzca en un desembolso indispensable para la generación de renta gravada o la conservación de la fuente.
• Finalidad económica. Es decir que la finalidad del costo o gasto esté orientado a la generación de renta gravada o la conservación de la fuente del contribuyente.
• Registro y documentación contable. Es decir, que esté correctamente reflejado en la contabilidad del contribuyente los movimientos contables respectivos respecto del gasto.

Conociendo estos criterios, contestar a la interrogante planteada debe llevar a los contribuyentes a generar una cultura de prevención, recopilando soportes que permitan no solo responder de forma adecuada a todos los cuestionamientos que reciban, sino más importante aún aportar elementos de prueba idóneos, los cuales pueden ser de diversa naturaleza pero que, deben garantizar una trazabilidad del gasto que permita generar un nexo causal como hilo conductor de la materialización y necesidad del mismo culminando con su registro y así cumplir con los criterios arriba citados. Condensar esta idea en dos palabras es hablar del “Tax File” como instrumento que recopila los soportes de gastos por servicios y permitiría ser una respuesta más acorde a la pregunta planteada.

Si bien, el esfuerzo que puede representar documentar el Tax File, parece excesivo, no lo será al tener disponible en tiempos cortos los respaldos suficientes.

Es importante decir, que muy probablemente las pruebas recopiladas en el Tax File no sean valoradas adecuadamente por los auditores y tampoco por la Dirección General, provoquen un ajusten al impuesto revelado en la liquidación de oficio, no obstante, al haber sido presentadas oportunamente en la etapa de audiencia y apertura a prueba, incrementa la probabilidad para que el Tribunal de Apelaciones, quien conoce del recurso de apelación, otorgue una valoración más acorde y reconozca la deducibilidad de estos, para lo cual puede consultarse la sentencia No. 010-2024 Inc. R2304010.TM del 23 de febrero de 2024, emitida por el Tribunal de Apelaciones.

Instamos a los contribuyentes a generar esta cultura de prevención y a documentar su Tax File para soporte de aquellos gastos que suelen ser cuestionados y objetados por la Administración Tributaria.